La loi du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public a posé le principe de la liberté d'accès aux documents administratifs et prévu dans son article 4 deux modes d'accès possibles :
· par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ou n'en permet pas la photocopie
· par la délivrance de copies en un seul exemplaire aux frais de la personne qui les demande
La réglementation précise les différents supports permettant d'obtenir la délivrance de la copie :
· soit sur papier
· soit sur un support informatique identique à celui utilisé par l'administration
· soit par messagerie électronique.
L'administration doit communiquer les références du système et du logiciel qu'elle utilise au demandeur qui souhaite obtenir copie d'un document sur support informatique ou par messagerie.
A noter : la loi du 17 juillet 1978 ne précisant pas comment formuler la demande de communication, celle-ci peut être aussi bien adressée par oral que par écrit.
Toutefois, la saisine de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) ou la contestation des refus devant le tribunal administratif suppose que le demandeur établisse la réalité de sa demande.
En cas de difficultés présumées, il est donc préférable d'adresser une demande écrite par un courrier en recommandé avec accusé de réception.
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